Skrifaðu tölvupóst sem sannfæra, hafa áhrif og sannfæra

Sjá einnig: Sannfæring og áhrifafærni

Áður en við greinum djúpt í hvað virkar í tölvupósti og hvað ekki, skulum við koma staðreyndum á hreint:

Ef þú ert að reyna að hafa áhrif á einhvern er tölvupóstur ekki alltaf besta samskiptatækið. Sambönd sem reiða sig á tölvupóst geta átt í uppstreymisbaráttu og jafnvel eitt stutt símtal getur gjörbreytt virkni skiptináms.

Trúir mér ekki? Ég hef vísindi til að styðja kröfu mína:



Vísindin:

klukkutíma og hálfan á mínútum

Janice Nadler Ph.D. parað laganema frá háskólum í Norðvestur- og Duke og bað hvert par um að samþykkja kaup á bíl.

Liðin áttu að semja alfarið með tölvupósti, en helmingi þeirra var leynt sagt að fara á undan samningaviðræðum með stuttu kynnis spjalli í gamla góða símanum.

Árangurinn var dramatískur. Samningamenn sem spjölluðu fyrst símleiðis voru fjórum sinnum líklegri til að ná samkomulagi en þeir sem notuðu eingöngu tölvupóst. Þeir sem aldrei töluðu voru ekki aðeins líklegri til að koma sér fyrir í blindgötu; þeir fundu líka oft fyrir gremju og reiði vegna samningagerðarinnar.


Takeaway:

Þátturinn sem vantar í fjarskipti er skýrsla og strax tilfinningaleg endurgjöf. Andlitsdráttur, raddblær og látbragð vantar öll vísbendingar í tölvupósti (broskall-broskall og upphrópunarmerki geta aðeins gert svo mikið til að skipta þeim út).

Við skulum skoða dæmigerð tölvupóst:

Hvað var skrifað: OK mun sjá hvort ég get stjórnað.
Hvað heyrðist: Ég er nú þegar með mikla vinnu en vegna þess að þú ert viðbjóðslegur hrannast þú upp meira. Ég mun gera það vegna þess að ég hef ekkert val. Hvað heldurðu að ég sé? Asni!
Hvað hefði verið hægt að skrifa: Ég mun komast að því um leið og ég er búinn með hitt dótið á áætlun minni. Það gæti þó verið nokkur tími, er þetta brýnt?

Sjáðu hvað ég meina?


Hvernig skrifa á tölvupóst sem sannfæra, hafa áhrif og sannfæra:

Regla eitt:

Byrjaðu á persónulegri athugasemd.

Ekki bara „von að þér líði vel“ heldur eitthvað persónulegra eins og „ hvernig var veiðiferðin þín um helgina? “Eða, þegar þú sendir tölvupósti til ókunnugra, byrjaðu á því að segja eitthvað persónulegt eins og„ Ég er mikill aðdáandi síðunnar þinnar og nýlegt verk þitt um femínisma sló í gegn hjá mér “.

Það er gott að komast að punktinum, en með persónulegri nótu eða tveimur getur það hitað öll skiptin.

Regla tvö:

Tæmdu þessar tilfinningar:

hvernig á að vera meira fullyrðingakenndur í sambandi

Tilfinningar, sérstaklega reiði og örvænting, síast algerlega í gegnum fingurna inn í tölvupóstinn þinn og há tilfinningaorð eins og reiður, óásættanlegur, ófaglegur og óvirðingur er sérstaklega hættulegur í nýju netpósti þegar þú ert ekki með svipbrigði til að mýkja merkinguna.

Reyndu að leita að mýkri valkostum eða, betra, ef þú ert reiður, misskilinn eða á annan hátt ákafur, skrifaðu þá ekki tölvupóstinn!

Regla þrjú:

Hafðu það stutt og ljúft:

Lengri tölvupóstur þýðir ekki að þú hafir fjallað um öll stig, það þýðir bara að þú hafir gefið meira svæði utan svæðis þar sem fólk tæmir skilaboðin þín vegna þess að það bara draaaaaags.

Notaðu þessa fíflsönnun formúlu frekar


  1. Tvær línur persónuleg opnari
  2. Ein málsgrein (4-5 línur) meginmál útgáfunnar
  3. Tvær línur næstu aðgerðir eða æskileg niðurstaða
  4. Tvær línur lokast á hlýjum nótum

Regla fjögur:

Lestu það tvisvar:

Lastu tölvupóstinn að minnsta kosti einu sinni (helst tvisvar á einhverju millibili) áður en þú sendir hann?

hvernig á að hefja formlegt bréf

Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir tölvupóst þar sem þú deilir upplýsingum sem hugsanlega geta verið rangtúlkaðar eða þar sem krafist er ákveðinnar aðgerðar. Einn lokalestur getur þýtt muninn á uppsögn og tafarlausum aðgerðum.

Regla fimm:

Kaffibollareglan:

Ef um er að ræða mikilvægan tölvupóst EKKI GERA sendu það undir neinum kringumstæðum strax.

Skrifaðu tölvupóstinn og vistaðu hann sem drög áður en þú sendir það (sérstaklega fyrir þessa mið-nótt-hálf-sofandi missíva).

Skildu tölvupóstinn eftir í kladdamöppunni og fáðu þér kaffibolla áður en þú smellir á sendahnappinn. Þú munt sjá tölvupóstinn í nýju ljósi eftir það kaffi ... loforð!

Regla sex:

Lærðu námsgreinina:

Þjónar efnislína tölvupóstsins tilgangi sínum?

hvernig á að reikna út hækkun í prósentum

Íhugaðu að nota viðeigandi aðgerðir sem tölvupóstsefni frekar en efni og þú munt sjá hvernig pósturinn þinn opnast og skilar svari. Til dæmis, í tölvupósti til viðskiptavinar eða leiðtoga liðsins, þá myndi eitthvað eins og „Þurfa þína aðgerð“ fá verkefnið miklu hraðar en ekki efnislínan „Fundarskýrslurnar“.


Kannski það mikilvægasta siðareglur tölvupósts er almenn kurteisi.

Þú myndir ekki vilja skrifa neitt í tölvupósti sem þú myndir ekki segja manni að andliti hans.

Margir kjósa að nota tölvupóst sem afsökun til að fela sig á bakvið tölvuskjáina en því miður er það ekki þannig að hlutirnir virka í raunveruleikanum. Ljótur, dónalegur tölvupóstur er versta, mest áberandi sönnunin og getur valdið miklu meiri skaða en nokkur hörð orð sem skiptast á augliti til auglitis.


Halda áfram að:
Skrifa skilvirkan tölvupóst
Siðareglur í tölvupósti