Hlutverk ritara

Sjá einnig: Glósa

Á ferli þínum sem og á öðrum tímum lífs þíns gætirðu verið beðinn um að taka fundargerð. Þú gætir jafnvel verið beðinn um að taka að þér formlegt hlutverk sem ritari hóps eða samtaka, hvort sem er sjálfboðavinna eða sem launuð staða.

Í því skyni er nauðsynlegt að þú vitir hvað þarf að gera og getir tekið skýrar og nákvæmar athugasemdir vegna þess að hlutverk ritara er fyrst og fremst að búa til opinbera skrá yfir fundinn.

Ábyrgð ritara

Hlutverk ritara í hvaða formlegum hópi sem er er að vera umsjónarmaður fundaferla. Þeir eru venjulega sá sem gerir ráðstafanir fyrir fundina, þar á meðal aðalfundi, og heldur formlegar skrár um ferli hópsins og ákvarðanir: fundargerð. Þetta getur falið í sér að halda skrár yfir bréfaskipti.



Þessi síða beinist að mestu að formlegum þáttum í hlutverki ritara og sérstaklega þeim sem tengjast fundum.


Undirbúningur: Fyrir fundinn

Það er ýmislegt sem ritari þarf að vita fyrir fund og flest er auðvelt að komast að því með því að spyrja viðkomandi vegna fundarstjórnar.

Þau mikilvægustu eru:

  • Hverjum er ætlað að gera ráðstafanir fyrir fundinn , þar á meðal að finna vettvang og sjá um veitingar við hæfi og einhverja AV aðstöðu? Þetta er oft ritari.
  • Hver ber ábyrgð á undirbúningi dagskrárinnar? Hver stóll mun hafa eigin val, en þetta er líka yfirleitt trúnaðarábyrgð, að vinna með stólinn. Það getur verið annað fólk sem á rétt á að bæta við dagskrárliðum. Sjá síðuna okkar: Setja dagskrá fyrir meiri upplýsingar.
  • Ritari hefur það hlutverk að sjá til þess að dagskráin sé ekki ofhlaðin , sem getur falið í sér að ræða við formanninn og aðra um hvað gæti verið frestað til síðari fundar og hvað gæti verið fjallað um í skriflegri skýrslu.
  • Hvaða tegund af athugasemdum eða fundargerðum er krafist? Þurfa þær að vera formlegar fundargerðir þar sem fram kemur hver sagði hvað, eða stuttar athugasemdir sem skrá um samþykktar aðgerðir?
  • Hversu fljótt þarf að framleiða og dreifa athugasemdum eða dreifa eftir fundinn?
  • Hvert er aðferð til að hreinsa minnispunktana til birtingar? Sumir stólar vilja samþykkja mínútur áður en þeir eru sendir lengra en aðrir vilja að þeim sé dreift til nokkurra lykilþátttakenda á sama tíma.

Ef þú ert nýr í hlutverki þínu sem ritari , það er einnig þess virði að komast að því hverjir eru væntanlegir til að mæta, samtökin sem þau eru fulltrúar og nokkur af þeim málum sem komið hafa fram á fyrri fundum.

Þetta hjálpar þér að skilja hvað er að gerast. Þú getur gert þetta með því að skoða fyrri fundargerðir og einnig spyrja formanninn hvað sé líklegt til umræðu.

Ritari ber ábyrgð á því að senda út pappíra fyrir fundinn. Þetta mun fela í sér, en er ekki takmarkað við, dagskrá, fundargerð síðasta fundar og öll erindi til umræðu eða upplýsinga.

Á degi fundarins

Á fundinum er ýmislegt sem ritari þarf að gera:

  • Vertu viss um að þú vitir af hverjum er ætlast til að mæta á fundinn. Ef húsið hefur öryggisverði gætirðu þurft að leggja fram lista yfir þátttakendur.
  • Komdu snemma á staðinn og athugaðu hvort allt sé í lagi. Ef þú berð ábyrgð á fyrirkomulagi fundarins skaltu ganga úr skugga um að allt sé til staðar, herbergið sé rétt útbúið, allir AV-búnaður virki, það séu nægir stólar og allar veitingar komnar.
  • Þú gætir viljað hugsa um hver situr hvar , og jafnvel merktu sætuáætlun okkar, þar sem þetta skiptir gífurlegu máli fyrir gang fundarins. Þú ættir að tryggja að stóllinn sitji miðsvæðis og að þú sitjir við hliðina á þeim.
  • Gakktu úr skugga um að þú hafir nóg af varaafritum af pappírum fyrir þá sem ekki hafa komið með eintak. Ef mikið er af pappírum gæti verið viðeigandi að raða þeim í möppu með blaðsíðu- / hlutanúmerum svo þátttakendur geti auðveldlega fundið greinar sem tengjast núverandi umræðu.
  • Ef þú ert að nota nafnamerki , settu þau út í stafrófsröð á borði við dyrnar, þar sem þátttakendur geta sótt þau þegar þau koma.

Að taka fundargerð

Velkomin og kynningar

Fundargerðin þarf að innihalda fullan lista yfir viðstadda og alla sem sendu afsökunarbeiðni.

Til að bjarga þér með að krota ógeðfellt þegar fólk kynnir sig við borðið, dreifðu skráningarblaði þar sem fólk er beðið um að gefa upp nöfn sín, samtök og samskiptaupplýsingar. Taktu eftir afsökunarbeiðni vegna fjarveru sem gefin var við kynningar: fólk kynnir sig oft sem „skiptinguna fyrir svoleiðis og, við the vegur, hann / hún sendir afsökunarbeiðni sína“.

Aðalviðskiptin

Hvernig þú tekur athugasemdir á fundinum fer eftir því hve formleg fundargerðin þarf að vera.

Ef þú ert aðeins að tilkynna stutt yfirlit um umræðuna, plús hvaða aðgerðaratriði sem er, þá hefur þú efni á að hlusta á umræðuna og dregur það síðan saman í athugasemdarformi.

Ef þess er vænst að þú skrifir niður aðalatriðin frá einstökum hátalurum þarftu þó að búa til meira sett af athugasemdum, þar á meðal nöfnum eða upphafsstöfum hátalaranna.

Það er spurning um hvort þú notar fartölvu eða penna og pappír til að gera minnispunkta, þó að það sé eins gott að athuga með stólinn fyrirfram, sérstaklega í greiddu hlutverki.

hver af eftirfarandi hæfileikum er innifalinn í mannlegum samskiptum?

Gagnlegar vísbendingar fyrir mínúturitun


  • Þróaðu þína eigin styttingu fyrir lykilorð eða orðasambönd eða orðatiltæki á þínu sviði svo að þú getir bara notað upphafsstaf fyrir algengar setningar.
  • Notaðu upphafsstaf til að bera kennsl á hátalara í athugasemdunum þínum. Ef þú ert ekki viss um nafnið skaltu nota skipulagið: enginn mun mótmæla því að vera skilgreindur sem „fulltrúar frá x skipulagi“, en óávísaðar skoðanir gætu komið þér í vandræði.
  • Ef nokkrir halda fram sama punktinum skaltu bara bæta við „X & Y samþykkt“.

Sjá síðuna okkar: Glósa fyrir meiri upplýsingar.

Stuðningur við ferlið

Það er starf formanns að stjórna ferli fundarins, en það er ýmislegt sem ritari getur gert til að hjálpa.

Þetta felur í sér:

  • Sendu hljóðlega athugasemd við stólinn þar sem bent er á öll mál varðandi tímasetningu dagskrár, slipp eða þegar kaffi á að berast.
  • Samantektar umræðuna og dregnar saman. Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar fólk er farið að koma með sömu punkta aftur.
  • Biddu um skýringar á tilteknu atriði ef þú skilur það ekki. Líkurnar eru á því að ef þú gerir það ekki, geri aðrir það ekki heldur, og hvort sem er, þá þarftu að skilja það til að gera það rétt.
  • Þegar aðgerð hefur verið samþykkt, athugaðu hver ætlar að ráðast í hana. Það er ekki óalgengt að fundur fallist á að aðgerðir séu nauðsynlegar og hverjar þær aðgerðir eru án þess að tilgreina hver beri ábyrgð á þeim. Þú sem ritari getur tryggt að þetta gerist ekki.

Það fer eftir tegund skipulags, hvort sem þú ert á nokkuð unglingastigi, eða hlutverkið er sjálfboðaliða og þú ert kjörinn í nefnd, það er líklega best að ræða þessar skyldur við formanninn fyrirfram til að ganga úr skugga um að íhlutun þín verður tekið fagnandi.

VIÐVÖRUN!


Það er auðvelt að verða annars hugar af áhugaverðum umræðum og gleyma að skrifa hvað sem er. Reyndu að vera einbeittur við verkefni þitt allan tímann, jafnvel þegar umræðurnar fara í hringi. Stóllinn getur kallað á þig að rifja upp hvenær sem er.


Eftir fundinn

Nú hefst vinnan fyrir alvöru!

Það er best að byrja að skrifa fundargerð eins fljótt og auðið er eftir fundinn. Hvernig sem gagnsæjar athugasemdir þínar virtust vera á fundinum, þá verða þær ekki nærri eins skýrar sólarhringum síðar og ef þú skilur þær eftir í tvær vikur muntu velta því fyrir þér hvort það hafi í raun verið þú á fundinum.

Fundargerð ætti að fylgja röð dagskrár. Jafnvel ef einhver fór aftur yfir tiltekið efni síðar á fundinum, þá ættir þú að fella þá umræðu undir upphaflega dagskrárliðinn. Gakktu úr skugga um að þú hafir öll lykilatriðin sem fram koma í umræðunni, allar ákvarðanir sem teknar eru og aðgerðir sem samið er um, ásamt því hver ber ábyrgð á aðgerðum.

Fundargerðir eru næstum alltaf skrifaðar í þátíð , og venjulega með aðgerðalausri rödd („X setti fram að y þyrfti að gerast; það var samið um að Z væri ábyrgur“). Notaðu ‘myndi’ frekar en ‘vilja’ fyrir það sem er að fara að gerast, sérstaklega með formlegum fundargerðum.

Það er spurning um stíl hvort þú notar fornafn, titla auk eftirnafna eða upphafsstafi til að vísa til þeirra sem tala. Athugaðu með stólnum eða skoðaðu síðustu mínútur til að sjá hvað hefur verið gert áður og notaðu sömu aðferð stöðugt.

Athuga og samþykkja

Ef þú ert nýbúinn að skrifa mínútur getur verið ráðlegt að senda fundargerðirnar til eins eða tveggja traustra aðila til að athuga og skrifa athugasemdir við áður en þú dreifir þeim víða.

Eitt af þessu fólki ætti líklega að vera formaður, nema það sjálft hafi beðið þig um að senda það til einhvers annars fyrst. Þegar fundargerðin hefur verið samþykkt af formanni er hægt að dreifa henni víða til fundarmanna og, ef nauðsyn krefur, birta á vefsíðu. Vertu meðvituð um að þátttakendur gætu viljað leiðrétta allar villur og leiðréttingar þurfa að vera felldar inn í næstu mínútu.

Meira um fundi:
Skipulagsfundir | Setja dagskrá
Hlutverk formannsins
Mindful Fundir