Skipulag færni

Sjá einnig: Strategic Thinking

Hversu oft hefur þú sagt við sjálfan þig ‘Ég þarf virkilega að skipuleggja mig? ’Og tókst það þá ekki? Það er algengt vandamál.

Slæmt skipulag þýðir venjulega minni framleiðni og misst tækifæri og getur leitt til aukinnar frestunar og streitu.

Sem betur fer eru nokkur einföld atriði sem þú getur gert sem hjálpa þér að tryggja að þú verðir skipulagður og heldur þér þannig. Og það sem er enn betra er að hægt er að nota þessa færni heima eða á vinnustaðnum og nýtist jafn vel í báðum.



Skipulagshæfileikar eru í raun sambland af Tímastjórnun og Sjálfshvatning . En ef það hljómar svolítið ógnvekjandi er líklega best að huga að skipulagi hvað varðar röð skrefa sem þú getur tekið.


Árangursrík skipulagshæfni: Sjö skref

1. Vertu skýr um hvað þú þarft að gera.

Ef þú ert einn af þessum aðilum, eins og flest okkar, sem berjast við að muna bara hvað þú hefur samþykkt að gera eða hvað þú vildir gera ef þú hefðir nægan tíma, þá haltu lista.

Ef einn listi er ekki nóg, þá skaltu halda nokkrum. Sumir telja að þeir vinni best með einum lista, en aðrir eru með langan tíma „To Do“ lista, auk daglegs „Tasks“ lista. Aðrir hafa einnig lista yfir störf vikunnar. Það er spurning um val hvort þú notar pappír eða rafræna lista.

2. Ákveðið hvenær þú ætlar að gera það.

Rannsóknir sýna að heili okkar er harðsvíraður til að hafa áhyggjur af hlutum sem við höfum ekki gert.

bókmenntalestur og ritun með gagnrýnum aðferðum

Þetta er ástæðan fyrir því að þú vaknar á nóttunni í panikki yfir því verki sem þú gleymdir. Athyglisvert er þó að setja starf á „To To“ lista og, afgerandi, að ákveða hvenær þú ætlar að gera það virðist vera nóg til að slökkva á heilabrotinu sem hefur áhyggjur, að minnsta kosti þar til þú hefur saknað rifa sem þú hefðir bent á.

3. Gefðu þér tíma og rúm.

Að skipuleggja sig gerist ekki af tilviljun. Þú þarft að gefa þér tíma til að gera það.

Gefðu þér smá tíma á hverjum degi til að hugsa um hvað þú hefur að gera þann daginn og skipuleggðu hvenær þú ætlar að gera það. Það er best að gera þetta annað hvort í byrjun dags eða í lok dags næsta. Ef þú ferð með lestum gætirðu fundið ferð þína tilvalinn tíma til að gera þetta, en ef ekki, taktu bara 10 mínútur þegar þú byrjar fyrst í vinnuna, helst fjarri skrifborðinu til að forðast truflun.

Ef þú átt erfitt með að finna þann tíma skaltu skipuleggja það í dagbókina þína. Ef rafræna dagatalið þitt er opinber, vertu viss um að lýsa því á þann hátt að samstarfsmenn þínir skilgreini ekki strax sem „tíma sem hægt er að nota til að koma og tala við þig“. Notaðu til dæmis upphafsstafi, svo að það líti út fyrir að þú hafir fengið fund, svo sem „DSW“, eða „Gerðu eitthvað“ og „PMD“ eða „Skipuleggðu daginn minn“. Þú veist hvað það þýðir en enginn annar gerir það. Og yfirgefðu skrifborðið þitt. Farðu og sestu í mötuneytinu, eða í rólegu horni fundarherbergisins, til að forðast að einhver tali við þig eða freistinguna til að „athuga bara tölvupóstinn þinn“.

hvað þýðir [þýðir í stærðfræði
Sjá síðuna okkar: Forðast truflun fyrir ráð og frekari upplýsingar.

4. Ákveðið hvað er mikilvægt og hvað er brýnt.

Það er viðkvæmur greinarmunur en allt er hægt að aðgreina í annað hvort brýnt eða ekki, og mikilvægt eða ekki.

Sumt er bæði mikilvægt og brýnt. Aðrir eru hvorugt. Kíktu á Forgangsröðunarhlutann í okkar Tímastjórnun síðu fyrir fleiri hugmyndir um hvernig á að stjórna þessu.

5. Brjóta niður og framselja verkefni.

Skiptu verkefnum niður í íhluti þeirra og íhugaðu hvort þú getir framselt einhver þeirra.

Þarftu virkilega að gera allt verkefnið strax? Og þarftu virkilega að gera hluta þeirra? Það getur stundum tekið jafn langan tíma að framselja verkefnið, sérstaklega ef það er tiltölulega fljótt að gera, en gæti tekið smá tíma að útskýra það. En ef það er tiltölulega einfalt að útskýra og einfalt en langvarandi að gera er það kjörið verkefni fyrir sendinefndina.

Kíktu á okkar Sendifærni síðu til að læra hvernig á að framselja án þess að missa stjórn. Og án þess að tefja að óþörfu skaltu íhuga hvort þú þarft virkilega að gera það í dag, eða hvort það er eitthvað annað sem er mikilvægara eða brýnt sem nýtir tíma þinn betur.

6. Ekki verða svekktur með auka verkefni.

Við vitum öll hvernig það líður ...

Þú hefur nýlega varið 10 mínútum í að skipuleggja þig og þú kemur aftur að skrifborðinu þínu til að finna tölvupóst frá yfirmanni þínum þar sem þú segir þér að sleppa öllu og klára bara skýrslu sem er skyndilega orðið mikilvægasta og brýnasta mál heimsins.

Ekki verða kross eða svekktur. Þú veist að minnsta kosti núna hvort þú ert með eitthvað annað á listanum þínum sem getur ekki beðið og getur samið um framlengda fresti til annarrar vinnu frá upplýstu sjónarhorni!

7. Vertu á toppnum.

Sérstaklega þegar þú ert mjög upptekinn er auðvelt að láta daglegt skipulag fara yfir þig.

Þú vilt bara fara heim, eða þú þarft virkilega að halda áfram með eitthvað annað. En það er mikilvægt að fylgjast með tímasetningu þinni og skipulagningu, því annars lendir allt í raunverulegu rugli og þá tekur það óratíma að flækja.

hvernig á að öðlast sjálfstraust þitt aftur

Þú veist að það er skynsamlegt!

hvernig á að reikna hlutfall á milli tveggja talna

Þegar þú hugsar um almenna snyrtingu, þá er raunverulega skynsamleg meginreglan um að „vera á toppnum“. Til dæmis, ef þú krefst þess að börnin þín leggi frá sér hvert sett af leikföngum áður en þau fara út í næsta: járnbraut í burtu áður en Lego kemur út, dúkkute sett í burtu áður en hægt er að opna púsluspil og svo framvegis, þá er snyrtingin á lok dagsins tekur miklu skemmri tíma.

Hins vegar, ef þú skilur allt snyrtilegur eftir til dags, gæti það tekið mjög langan tíma og í millitíðinni geta verið til leikföng eða bitar af leikföngum sem hafa verið staðið á og brotið, sparkað undir húsgögn, týnt eða sópaði upp í öðrum leik.

Sömu reglur gilda um almennt skipulag: fylgstu með því og það er einfalt mál að aðlagast. Láttu það koma ofan á þig og það mun taka langan tíma að redda því.




Að skipuleggja sjálfan þig eða skipuleggja verkefni?

Flest af því sem lýst er hér snýst um að skipuleggja sjálfan sig og halda vinnunni eða lífinu í skefjum.

Sömu meginreglur eiga við um að skipuleggja hvað sem er, frá fjölskyldu til verkefnis eða atburðar.

Það sem skiptir mestu máli að taka tíma reglulega til að hugsa um hvað þú þarft að gera og hvenær og sérstaklega hvað er tímabundið, mun raunverulega greiða arð.

Halda áfram að:
Aðgerðaáætlun
Verkefnastjórnunarhæfileikar