Lágmarka truflun og tímaskekkju

Hluti af: Tímastjórnun

Það er margt í lífinu sem getur hugsanlega eytt miklum tíma. Með því að lágmarka truflun og fjarlægja tímasóun frá okkar tíma getum við afrekað meira og hugsanlega orðið farsælli.

Þrátt fyrir að eftirfarandi listi miðist við vinnustaðinn er hægt að nota margar hugmyndir á aðra annasama tíma í lífinu - þegar þú þarft að komast áfram og forðast eins mörg truflun og mögulegt er.

Með því að nýta aðeins nokkrar af þessum einföldu hugmyndum geturðu aukið framleiðni þína og nýtt tíma þinn betur.




Sími

  • Þegar þú ert upptekinn skaltu snúa símanum yfir á hljóðlausa.
  • Notaðu talhólf með skynsamlegum hætti og settu tíma til að skila ósvaruðum símtölum.
  • Skipuleggðu tíma á þeim degi sem þú færð símtöl - láttu aðra vita af áætlun þinni.
  • Láttu persónulegan farsíma ekki gefa yfirmanninum eða samstarfsmönnum númerið. Vinir og fjölskylda geta þá enn náð í þig í neyðartilvikum.
  • Þegar hringt er eða tekið á móti símtali: vertu kurteis, hlustaðu og skýrðu en reyndu að forðast óhófleg smáræði og haltu símtölum eins stutt og hægt er. Sjá síðurnar okkar Hlustunarfærni og Skýrandi fyrir meiri upplýsingar.
  • Hringdu upp í símtölum, rannsóknir sýna að fólk sem stendur í símanum heldur samtölum sínum stutt.
  • Ef þú samþykkir að taka að þér verkefni sem hluti af símtalinu skaltu bregðast við þeim strax - jafnvel þó að það þýði að bæta þeim við verkefnalistann þinn.
  • Geymdu númer sem þú hringir oft í símann þinn eða hafðu lista tiltækan nálægt símanum.

Tölvupóstur

  • Athugaðu aðeins tölvupóstinn þinn nokkrum sinnum á dag. Lokaðu tölvupóstforritinu þegar það er ekki í notkun. Ný tölvupóstur sem blikka upp á tölvuskjánum getur verið mikil truflun og tímaskekkja.
  • Settu upp möppur og reglur í tölvupóstforritinu þínu og hjálpaðu til við að sía og skrá tölvupóst sjálfkrafa.
  • Skipuleggðu tímasetningu á hverjum degi til að senda og svara tölvupósti. Ekki láta tölvupóstinn byggja upp á óviðráðanleg stig.
  • Eyddu öllum ruslpósti strax.
  • Eyddu öllum óviðkomandi tölvupósti strax. Þetta felur í sér „almenn“ tölvupóst sem tekur ekki sérstaklega við þér. Fólk í samtökum notar oft „svara öllum“ aðgerðinni í netþjóni sínum. Þó svo að slíkur tölvupóstur geti skipt máli fyrir tiltekið fólk eða deildir, ef þú ert ekki einn af þeim, þá skaltu eyða.
  • Sendu tölvupóst til einhvers sem getur veitt betri viðbrögð ef við á.
  • Reyndu að meðhöndla hvert viðeigandi tölvupóst aðeins einu sinni, lestu og svaraðu strax innan áætlaðs tíma. Þegar búið er að skrá tölvupóstinn í burtu.
  • Vertu á varðbergi gagnvart tölvupósti sem merktur er brýn eða mikill forgangur ... það getur vel verið að það sé ekki.

Póstur

  • Opnaðu póstinn þinn nálægt pappírskörfu og ruslakörfu það sem þú getur strax.
  • Takast á við póst strax ef mögulegt er, lesa, vinna úr og svara eða gera. Markmiðið að meðhöndla hvert póstfang aðeins einu sinni.

Tölvur

  • Slökktu á öllum spjallforritum.
  • Lokaðu forritum og skjölum þegar þú ert búinn að nota þau - skráðu skjölin á rökréttan hátt. Þetta fjarlægir ekki aðeins truflun heldur þýðir það að tölvan þín hefur meira fjármagn til að vinna næsta starf.
  • Lokaðu vefsíðum þegar þú hefur lesið þær. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir fréttir eða samskiptasíður þar sem upplýsingar eru uppfærðar stöðugt.
  • Ef þú freistast til að afvegaleiða þig með tölvuleik þá skaltu annaðhvort skammta tíma sem þú spilar eða fjarlægja hann úr tölvunni þinni.
  • Gakktu úr skugga um að tölvan þín sé varin gegn vírusum og spilliforritum. Taktu öryggisafrit af vinnu þinni; notaðu USB penna drif til að flytja mikilvæg skjöl og skrár en ekki gleyma að vernda það með lykilorði.
  • Vinnið í þínu valdi þegar mögulegt er. Að reyna að læra nýjar færni í upplýsingatækni þegar stutt er í tíma getur verið hörmung, beðið einhvern um hjálp eða fundið einfaldari leið til að ná markmiði þínu. Skipuleggðu tíma í framtíðinni til að læra sérstakar færni í upplýsingatækni.

Skipulagðir fundir

  • Vertu aðeins á fundum sem eiga við þig. Er fundurinn nauðsynlegur og hefur hann ákveðinn tilgang?
  • Stefnt að því að mæta tímanlega á fundi, hvorki snemma né seint.
  • Veistu tilgang fundarins og fáðu afrit af dagskránni fyrirfram. Skipuleggðu að yfirgefa fundinn snemma ef hann á aðeins við að hluta.
  • Verið sammála fyrirfram hversu lengi fundir munu standa. Hefja og ljúka fundi á réttum tíma.
  • Notaðu tímasetta dagskrá, sérstaklega fyrir lengri fundi eða þar sem formaður er minna árangursríkur.

Gestir - Óundirbúinn fundur

  • Láttu fólk vita þegar þú ert laus til að hitta gesti.
  • Skipuleggðu tímasetningar þegar þú getur fundað með gestum og vísaðu til þeirra sem stefnumót - reyndu að takmarka hverja stefnumót við 10 eða 15 mínútur. Orðið skipun er formlegri og fólk er ólíklegra til að halda að það sé að ‘poppa í spjall’ og líklegra að það komi af sérstakri ástæðu.
  • Lærðu að segja nei. Ef gestir koma á óþægilegum tíma skaltu þá útskýra kurteislega að þú getir ekki séð þá og skipuleggja heimsóknina á hentugan tíma.
  • Ekki gleyma að skipuleggja tíma til að eyða með vinum!

Fjölskylduskuldbindingar

  • Notaðu dagatal sem hver fjölskyldumeðlimur ber ábyrgð á að skrá skuldbindingar sínar og athafnir. Láttu félög og félög, félagslega viðburði, frídaga, lækna- og tannlæknapantanir, skipulagða viðburði eins og frí og bílaþjónustu, tíma í hárgreiðslu, heimsóknum frá vinum og stórfjölskyldu fela í sér - eins miklar upplýsingar og mögulegt er svo hægt sé að stjórna hverjum degi á áhrifaríkan hátt.
  • Notaðu bakka eða kassa til að halda mikilvægum pappírum saman nálægt dagatalinu. Hafa með áminningar um stefnumót, símskilaboð og önnur skjöl sem máli skipta. Hentu skjölum um leið og þau renna út.

Streita

  • Þegar við erum upptekin erum við líklegri til að vera með styttra skap en þegar við erum afslappaðri. Litlu hlutirnir eru líklegri til að pirra okkur og við erum líklegri til að verða stressuð eða reið. Streita og reiði mun bæði eyða meiri tíma - og þú átt á hættu að skaða heilsu þína og tilfinningar annarra. Reyndu alltaf að vera eins róleg og mögulegt er, láttu aðra vita að þú ert upptekinn og að þú þurfir tíma til að ljúka verkefnum þínum. Fólk er yfirleitt skilningsrík og getur jafnvel boðið að hjálpa!

Sjá síður okkar: Hvað er streita? og Hvað er reiði? fyrir meira.

Halda áfram að:
Forðast frestun
Hversu góðar eru tímastjórnunarhæfileikar þínir? Spurningakeppni