Umsjón með opinberum samráðsviðburðum

Sjá einnig: Tal á almennum samráðsfundum

Fleiri og fleiri samtök þurfa nú að hafa samráð opinberlega um allar breytingar á nærumhverfinu eða þjónustuþjónustu.

hvernig á að bæta sjálfsálit og sjálfstraust

Fyrirtæki sem eru helstu vinnuveitendur á tilteknu svæði gætu einnig viljað hafa samráð við íbúa áður en þeir skipta um staðsetningu og / eða starfsemi.

Að geta skipulagt og rekið árangursríkan opinberan samráðsfund verður því mikilvægari.



Þessi síða gefur nokkrar hugmyndir um hvað þú gætir þurft að gera.


Að standa fyrir opinberum samráðsfundi

Það eru ýmsir þættir við skipulagningu og skipulagningu opinberra samráðsfunda sem þú þarft að taka tillit til.

Þetta felur í sér:

1. Tímasetningin

Tímasetning opinberra samráðsfunda er mjög mikilvæg. Hafðu það vitlaust og þú verður sakaður um að reyna að fela hluti og koma í veg fyrir að fólk mæti. Það er því mikilvægt að þú veltir fyrir þér hverjir gætu viljað mæta og hvaða tími hentaði þeim best.

Til dæmis:

  • Viltu aðallega að fólk frá öðrum samtökum mæti? Ef svo er, er dagurinn ákjósanlegur þar sem þeir munu gera það sem hluti af starfi sínu.
  • Eru áhugasamir líklegir til að vera meðlimir samfélagsins á eigin vegum? Ef svo er, gætirðu þurft að halda fundinn á kvöldin.

2. Staðurinn

Aftur eru þátttakendur lykillinn að ákvörðuninni. Vettvangurinn þarf að vera nógu stór til að allir séu líklegir til að mæta og einhvers staðar hentugur fyrir þátttakendur. Það þarf heldur ekki að vera dýrt ef samráðið er á kostnað hins opinbera þar sem líklegt er að þetta verði harðlega gagnrýnt. Þú ættir einnig að íhuga hvort bílastæði séu í boði og ef ekki, hvar þú leggur til að fólk leggi.

3. Formaður og / eða hlutlaus leiðbeinandi

Sérstaklega ef efnið er líklega umdeilt er gott að hafa hlutlausan leiðbeinanda til staðar með mikla reynslu af því að stjórna stórum fundum og uppákomum.

Sem dæmi um gott fólk að velja má nefna sveitarstjórnarmann, annað hvort frá sveitarstjórn þinni eða nágrannasvæði, blaðamann eða ráðgjafa með reynslu af því að stjórna opinberum samráðsfundum.

Þú verður að borga stólnum, svo vertu viss um að þú hafir efni á og réttlætir gjöldin.

Það er góð hugmynd að kynna stólinn með góðum fyrirvara um líkleg málefni sem koma upp og hver geti svarað tilteknum atriðum. Það er líka gagnlegt að vera sammála almennu vinnulaginu, hvort sem það er í „ hlustunarstilling ’Eða reyna að bregðast við áhyggjum.

4. Þátttakendur frá samtökunum sem taka þátt

Eins og þegar þú ert að setja upp a Blaðamannafundur , þú þarft að huga að því hverjir ættu að mæta frá samtökunum sem hlut eiga að máli og hvert hlutverk þeirra ætti að vera.

Til dæmis:

  • Hver ætti að kynna fyrstu tillögur þínar?
  • Þarf einhver annar að halda kynningu um smáatriðin í tillögunum?
  • Ætlarðu að halda spurningar og svarsetu? Ef svo er, hvaða sérþekkingu þarftu á pallborðinu?

Þú verður einnig að ganga úr skugga um að viðstaddir séu nægilega undirbúnir. Ef þú leggur til að þú hafir spurninga- og svarfund skaltu æfa þig, sérstaklega ef það getur verið fjandsamlegt yfirheyrslu. Nánari upplýsingar um þetta, sjá síður okkar á Umsjón með blaðamannafundi og Kreppusamskipti .

Þú ættir einnig að ganga úr skugga um að þátttakendur séu ánægðir með hlutverk sitt, sérstaklega ef þeir eru kannski ekki vanir að kynna formlega.

5. Dagskráin

Þú verður að ákveða hlaupapöntun og lengd. Ef atburðurinn er meira en um það bil tvær klukkustundir gætirðu líka þurft að byggja upp kaffi- og þægindarúm til að koma í veg fyrir að fólk fari.

Það er góð hugmynd að samþykkja dagskrána með hlutlausa stólnum, þar sem hann eða hún gæti vel lagt sitt af mörkum til að hjálpa til við að halda uppákomuna.

Á opinberum samráðsviðburði viltu hafa einhverjar leiðir til að safna áhorfendum áhorfenda, hvort sem það er í gegnum fyrirspurnatíma eða einfaldlega að bjóða fólki að koma með athugasemdir, sem tekið verður tillit til. Þú verður að vera sammála fyrirfram um hvernig þú munir takast á við það og hvort þú reynir að svara einhverjum spurningum strax eða einfaldlega skráðu þær allar til athugunar. Þú ættir að vera sammála þessu með pallborðinu þínu og sjálfstæða formanninum og segja einnig áhorfendum á daginn svo að þeir viti hverju þeir eiga von á.

6. Áhorfendur

Þú verður að ákveða hvort áhorfendur þínir eigi aðeins að bjóða eða hvort þeir geti bara mætt á daginn. Ef þú vilt ráðfæra þig aðallega við stofnanir, þá er aðeins boð best. Þú verður hins vegar að vera meðvitaður um að þetta hefur möguleika til að virðast elítískur og útiloka sumt fólkið sem hefur mestar áhyggjur. Það er því aðeins viðeigandi við vissar kringumstæður, svo sem þegar þú ert að íhuga tæknilegar upplýsingar tillögu eða þar sem þú vilt fá framlag frá tilteknum hópum en ekki frá einstaklingum.

Þegar þú býður stofnunum að senda fulltrúa gætirðu viljað stinga upp á því hve marga þeir ættu að senda og útskýra að það séu takmarkanir á plássi. Þú þarft einnig að gefa samtökum nægan tíma til að bjóða viðeigandi fulltrúum.

Ef þú leyfir fólki að mæta á daginn, verður þú að íhuga hvernig þú munt auglýsa viðburðinn. Veggspjöld hjá viðkomandi samtökum eru góður kostur og það er útvarp í heimabyggð. Þú getur einnig sett auglýsingar í staðbundin dagblöð, notað vefsíður þínar og annarra og boðið sérstökum hagsmunasamtökum á staðnum að kynna það fyrir meðlimum sínum.

Þú ættir einnig að íhuga hvort þú viljir skrá áhorfendur þína á einhvern hátt svo að þú vitir hverjir hafa mætt. Ef svo er, hvaða upplýsingar þarftu og hvernig safnarðu þeim? Þú gætir til dæmis beðið alla um að skrifa undir áheyrnarblað á leiðinni og gefa upp nafn, heimilisfang og áhuga á efninu. Ef svo er skaltu ganga úr skugga um að þú hafir nóg af blöðum svo það valdi ekki töfum.

Þú verður einnig að íhuga hvort þú viljir gera sérstakar ráðstafanir fyrir tiltekna áheyrendur.

Til dæmis, ef þú ert að hafa samráð um þjónustu sem hefur sérstaklega áhrif á fatlað fólk, ættirðu að gera ráðstafanir sem gera hjólastólanotendum kleift að mæta auðveldlega. Ef þú ert að ráðfæra þig við þjónustu við mæður með ung börn, þarftu þá að veita vögguaðstöðu?

7. Glósuspilari

Þú þarft skrá dagsins, þar með talin öll mál og spurningar sem vakna. Þú gætir notað steinfræðing, hljóðupptöku af fundinum eða notað skjalagerð. Það fer í raun eftir því hve fullur þú þarft að skráin sé, sem er ákvörðun að taka með þeim sem stjórna.

Ef þú ert með mannlegan minnispunkt þá gætirðu veitt svör strax um þau mál sem upp komu. Sæmilega hæfur einstaklingur ætti að geta skráð allar spurningarnar eins og þær eru lagðar fyrir og síðan raðað þeim í stórum dráttum eftir efni, innan um hálftíma frá lokum þingsins. Ef þú ert með lengra kaffihlé, eða hádegishlé, ættirðu því að geta rifjað upp lykilatriðin sem vakna eftir það og tryggja að áhorfendur þínir viti að þú hafir heyrt áhyggjur þeirra.

8. Hljóðkerfi og annar búnaður

Ef þú ætlar að vera með formlega kynningu þarftu að hafa hágæða búnað. Þetta kann að vera veitt, sérstaklega ef þú ert að nota ráðstefnustað, en ef þú ert bara að nota herbergi í opinberri byggingu, þá er það kannski ekki mjög vandað. Ef þú ert með spurningar- og svarsetu þurfa allir að vera heyranlegir, sem þýðir að þeir þurfa allir hljóðnema.

Þú gætir viljað ráða faglegt hljóðkerfi og einhvern til að stjórna því fyrir þig.

9. Veitingar

Hvort þú þarft að bjóða upp á veitingar eða ekki fer eftir lengd fundarins og einnig tímasetningu hans.

Veitingar eru dýrir og hafa því fallið úr tísku á viðburðum hins opinbera. Hins vegar, ef þú ert að biðja fólk um að vera til staðar í meira en um það bil tvær klukkustundir, þá þarftu að minnsta kosti að gefa þér drykk. Ef þú ert að biðja þá um að vera þar allan daginn er ekki óeðlilegt að bjóða upp á hádegismat.

10. Sæti fyrirkomulag

Þú gætir þurft að huga að:

  • Þar sem þú munt sitja kynningarfólk þitt og pallborð, bæði meðan á fundi þeirra stendur og restina af tímanum. Þeir vilja kannski ekki sitja á sviðinu meðan á kynningum stendur. Þú þarft einnig að ákveða hvort þeir þurfi að vera áfram allan fundinn, eða hvort þeir geti farið eftir rauf sína.
  • Hversu mörg sæti áhorfenda þarftu að útvega og hvar ætti að setja þau í herberginu. Það er líka þess virði að eiga birgðir af varastólum ef fleiri mæta en búist var við.

11. Eftir atburðinn

Þú þarft einhverja leið til að fæða aftur eftir atburðinn. Sum opinber samráð eru takmörkuð af kröfum um regluverk, en önnur geta verið opin. Það er gagnlegt að segja áhorfendum hvað gerist næst og við hverju þeir geta búist af ferlinu. Annars gætirðu lent í því að leggja fram fyrirspurnir næstu sex mánuðina um hvenær einhver getur búist við að heyra um framfarir og þetta mun hafa veruleg áhrif á möguleika þína á að fá önnur verk unnin.


Lokaorð

Þessi síða er í raun aðeins fljótleg leiðarvísir að sumum svæðum sem þú ættir að íhuga ef þú þarft að setja upp opinberan samráðsviðburð.

Mikilvægasti þátturinn í öllu er líklega að muna að þetta snýst allt um almenningur . Þeir vilja leggja sitt af mörkum og þú þarft að íhuga hvernig þeir geta best gert það. Fyrirkomulagið ætti að detta út úr því og ef þú tekur það sem upphafspunkt þinn er líklegt að þú náir talsvert meiri árangri.

Halda áfram að:
Að takast á við spurningar
Vinna með sjónræn hjálpartæki