Aðgerðaáætlun

Sjá einnig: Tímastjórnun

Aðgerðaáætlun er ferlið við að breyta stefnu þinni og markmiðum í aðgerðir. Að taka hugmyndir þínar og skipuleggja hvernig á að gera þær að veruleika.

Með öðrum orðum, aðgerðaáætlun er að vinna úr því hvað þú þarft nákvæmlega að gera til að komast þangað sem þú vilt vera. Hvort sem um persónuleg markmið eða skipulagsmarkmið er að ræða skiptir ekki máli þar sem hæfni sem krafist er er sú sama.

Bestu aðferðirnar, hvort sem um er að ræða líf eða vinnu, fela í sér aðgerðaáætlun sem hluta af stefnumótandi hugsun. Þegar öllu er á botninn hvolft skiptir ekki máli hversu góð stefna þín er á pappír ef þú getur ekki framfylgt henni. Þannig að aðgerðaáætlun ætti að vera mikilvægur hluti af stefnumörkun. En oft er það ekki.




Munurinn á stefnu og aðgerðaáætlun

Mörg fyrirtæki virðast líta á stefnumörkun sem einhvers konar „stóra mynd“, ekki tengd á neinn áþreifanlegan hátt við raunveruleikann. En þannig liggur brjálæði.

Til að tryggja að skipulagið sé „samstætt“, það er að allt og allir innan þess séu stilltir upp og vinni að skipulagsstefnunni, þurfa allir innan stofnunarinnar að geta útskýrt og skilið nákvæmlega hvernig það sem þeir gera passar inn í heildarstefnan.

Þessu verður aðeins náð þegar skipulag og leiðtogar eru mjög skýrir um hvaða aðgerðir munu leiða stofnunina til að ná markmiðum sínum. Því hvað gerir fólk dags daglega? Aðgerðir.

Síðan okkar: Strategic Thinking Skills setur fram hvernig þú getur búið til stefnumótandi áætlun. Síðasti áfangi þessa er að bera kennsl á þær aðgerðir sem þarf til að gera áætlanir þínar að veruleika. Þessi síða veitir frekari upplýsingar og hugmyndir um hvernig á að ná því.

hvað eru samskipti og mikilvægi þeirra

Það eru tvær stórar spurningar sem taka á í aðgerðaáætlun:


  • Hvaða aðgerðir þurfum við að gera til að ná markmiðunum?
  • Hvaða aðgerðir þurfum við til að hætta að gera til að ná markmiðunum?



Að brjóta niður framkvæmdaáætlunina í skrefum

Skref 1
Tilgreindu þær víðtæku aðgerðir sem þarf til að ná hverri millimarkmiði þínu.

Þetta er tiltölulega auðvelt. Hafðu aðgerðirnar víðtækar á þessu stigi, á stigi til dæmis „Búðu til markaðsáætlun“, „Ráððu söluteymi“ og svo framvegis.

2. skref
Brotið hverja breiða aðgerð niður í smærri verkefni

Á þessu stigi þarftu að fá nánari upplýsingar. Kannski ekki á stiginu „Skrifaðu bréf til x um y“, heldur „Skipuleggðu og framkvæmdu bréfaskiptaherferð sem kemst yfir þessi lykilskilaboð“.

3. skref
Tilgreindu hver tekur ábyrgð á hverri aðgerð

Hér er auðveld regla. Ef þú getur ekki borið kennsl á einn einstakling, ert þú annað hvort að vinna ekki á nægilegum stigum í verkefnum eða ert ekki kominn á nógu hátt ábyrgðarstig.

Sérhver aðgerð ætti að hafa einn ábyrgan eiganda.

Það er ekki endilega starf viðkomandi að vinna það verkefni heldur þurfa þeir að axla ábyrgð á því og geta útskýrt hvaða árangur hefur náðst í því, svo þeir þurfa að geta tekið þátt í nægilegum smáatriðum. Já, þú gætir bara borið kennsl á stjórnarmanninn sem ber ábyrgð á verkefninu, en þú þarft að geta borað niður í smáatriðin í gegnum ábyrgan eiganda og vita að ekkert er falið. Nema þetta sé lítið verkefni sem einn einstaklingur getur séð um einn, þá er ekki mikil hjálp að hafa einn einstakling sem ber ábyrgð á öllum verkefnunum.

Þetta er raunsær nálgun til að gera þér kleift að fylgjast með framförum, svo þú verður að taka raunsæja nálgun til að bera kennsl á ábyrgðarmenn: þeir þurfa að vita hvað er að gerast frá degi til dags.

4. skref
Reyndu hvað gæti mögulega farið úrskeiðis og nokkrar viðbragðsáætlanir

Þetta skref er oft kallað áhættustjórnun og það er heilt svæði út af fyrir sig.

Sjá síðuna okkar Áhættustjórnun fyrir meiri upplýsingar.

Grundvallaratriðið, þú eða, líklegra, ábyrgur eigandi fyrir hverja aðgerð, þarft að skoða spurninguna „ Hvað gæti mögulega farið úrskeiðis? ’. Þú eða þeir þurfa þá að átta þig á því hversu líklegt það er og hversu hörmulegt það væri ef það gerðist. Eftir að hafa gert það þurfa þeir að grípa til aðgerða til að gera líklegustu og / eða skelfilegustu atburði annaðhvort ólíklegri eða skelfilegri - eða bæði.

5. skref
Líttu lengi vel á hvað annað er að gerast í stofnuninni og hvort það sé að stuðla að stefnunni.

Þetta er furðu erfitt að gera. Svæði sem eru ekki að stuðla að heildarstefnunni, eða í besta falli eru eitthvað bakslag, eru yfirleitt mjög meðvitaðir um þá staðreynd og einnig hættuna fyrir störf þeirra sem skapast af þeim aðstæðum. Þeir munu því leggja sig fram um að fela stöðuna fyrir öðrum, oft með hátæknimáli eða stjórnunarhrognamáli. Einn fyrrverandi fjármálaráðherra er sagður hafa tileinkað sér skáldsögu nálgun við þessa tegund af óskýringu. Ef ráðherrafélagar hans gátu ekki útskýrt fljótt og einfaldlega hvað fjárhagsáætlun átti að gera, voru þau strax fjarlægð úr efnahagsreikningi þeirrar deildar og skilað aftur í ríkissjóð.

Á sama hátt er eitt gagnlegt tæki til að skera í gegnum hrognamálið að krefjast „lyftustigið“. Biddu hverja deild eða teymi að segja þér, áður en lyftan kemst á efstu hæð, hvað þau gera nákvæmlega og hvernig hún stuðlar að heildarstefnu stofnunarinnar. Waffling er ekki valkostur með aðeins þrjátíu sekúndur til að útskýra. Ef svarið er ekki ásættanlegt, þá hefurðu val: klipptu úr verkinu eða þoldu það.

Skref 6
Hættu þeim aðgerðum og sviðum sem annað hvort stuðla ekki að stefnunni eða skaða hana virkan.

Kannski kemur það minna á óvart núna þegar þú hefur lesið fyrri hlutann, þetta getur verið einn erfiðasti þátturinn í aðgerðaáætlun. Að stöðva eitthvað sem hefur fengið skriðþunga er oft mjög erfitt. Fólk verður skuldbundið til þess tilfinningalega og fjárfestir líka mikið í því að vera skipulagsfræðingur á því sviði. Þetta er því ekki eitthvað til að taka létt. Það gæti verið best að einbeita sér að þeim sviðum, ef einhver eru, sem eru að skemma virkni frekar en ekki bara að leggja sitt af mörkum.

Hættu óþarfa vinnu


Það getur verið auðveldara að stöðva vinnu sem ekki er að stuðla að tilætluðum árangri í stefnumörkun ef þú hefur tekið þátt í flestum eða öllum stofnunum í stefnumörkun og aðgerðaáætlun.

Ef svo er, þá verða vandamálssvæðin nú öllum ljós og hægt er að ræða áherslubreytingar opinskátt. Að stöðva störf verður aðeins raunverulegt mál þegar stefnan hefur verið dregin upp fyrir luktum dyrum af „fáum útvöldum“ og öllum öðrum finnst hún hafa verið sett á.

Góð stefnumótun og hugsun getur forðast þetta vandamál, auk þess að nýta allar auðlindir sem þú hefur stjórn á.


Niðurstaða

Bæði í starfi og lífi almennt er auðveldara að sjá framfarir ef þú getur skipt verkefnum niður í viðráðanlegri bita.

Markmiðið með aðgerðaáætlun þinni ætti að vera að bera kennsl á þá viðráðanlegu klumpa, og hver ætlar að gera þá, úthluta síðan aðgerðinni.

Síðasti hluti aðgerðaáætlunar þinnar ætti að sjálfsögðu að vera stöðugt eftirlit með framvindu gagnvart tilætluðum árangri og árangri. Þegar öllu er á botninn hvolft er framkvæmdaáætlun aðeins eins góð og sú vinna sem hún nær.

Halda áfram að:
Áhættustjórnun
Verkefnastjórn